Caratteristiche

Rent prevede una distinta separazione tra le attività di front office e di back office. Tutto questo si concretizza nella presenza di due livelli di utenze ben distinte, alle quali competono funzioni diverse.

BACK OFFICE

Per gestire le delicate funzioni di back office è possibile definire uno o più utenti di livello amministrativo.
Un utente amministrativo può:
1) gestire il parco di autoveicoli: ovvero può aggiungere, modificare e cancellare le risorse, oppure renderle temporaneamente off-line per manutenzione.
2) suddividere i veicoli per classi (es, auto segmento A, B, C, scooter, motocicli ecc). Il listino infatti viene calcolato in funzione della classe di assegnazione del veicolo noleggiato.
3) creare le diverse tipologie di listini applicabili. In questo modo, è possibile, a parità classe di assegnazione (ovvero a parità di veicolo noleggiato), applicare di un listino prezzi opportunamente tarato sulla tipologia del cliente (es. noleggio ordinario, tariffa convenzionata, tariffa promozionale, uso interno ecc.)
4) modificare la griglia di listini prezzi. Per ogni tipologia di listino e per ogni classe di assegnazione, può specificare un diverso trattamento economico.
5) definire la maggiorazione carburante per ogni quarto di serbatoio consumato 
6) può anche svolgere tutte le funzioni dell’operatore di front office, anche se non è specificatamente creato per questo scopo.

FRONT OFFICE

L’attività di front office è frenetica per definizione; una gestione così rigorosa del BackOffice permette di semplificare la vita all’operatore, che può arrivare a concludere una prenotazione con pochi clic. All’operatore di front office non resta infatti che applicare quanto predisposto dall’amministratore, senza improvvisare nulla.



Il sistema di prenotazione, detto anche planner, si riduce essenzialmente ad una sola schermata, coadiuvata da alcune finestre popup che si aprono a necessità. L'applicazione è strutturalmente semplice ed intuitiva, grazie al planner grafico che permette di individuare a colpo d'occhio la disponibilità dei veicoli. All’operatore restano pochi step:
- scorrere la lista dei veicoli fino ad individuarne uno dalle caratteristiche richieste, disponibile per il noleggio
- scegliere il giorno di inizio noleggio ed eventualmente raffinare l'orario
- scegliere il conducente; se non è in anagrafica, può inserirlo on-the-fly
- scegliere la data di riconsegna tramite il calendario
- riportare la quantità di carburante (espressa in quarti di serbatoio) del veicolo in uscita
- stampare la scheda di uscita e consegnarla al cliente
Tutte queste operazioni richiedono poco più di una decina di clic del mouse ed un data entry ridotto ai minimi termini qualora il cliente non fosse già presente nell'archivio anagrafico.



Anche l’operazione di rientro si riduce in pochi step:
- verificare che la data di rientro effettiva corrisponda a quella indicata (ed eventualmente correggere)
- segnalare il livello carburante di rientro
- riportare gli eventuali danni
- scegliere il tipo di listino da applicare al contratto (es. noleggio ordinario, tariffa convenzionata, tariffa promozionale ecc.)
- stampare la fattura e consegnarla al cliente

Rent inoltre ricorda le principali scadenze, come il rinnovo del bollo, dell’assicurazione e la revisione periodica, in modo da impedire la circolazione di veicoli non in regola.